長文メールは悪！ メールは一画面におさめよ
長文メールは、スピードを重要視(じゅうようし)する昨今のビジネスシーンで
はあまり良くないメールと言えます。担当者(たんとうしゃ)が変わる場合や年末年始といった挨拶(あいさつ)メールなら長文になることもあるでしょう。しかしそれはあくまで、「このメールは挨拶(あいさつ)だな」ということが受け取った相手にも明白だからこそ成り立っているだけです。ちゃんと読んで欲(ほ)しいメールなら、長文にしてはいけません。
メールを開いて「あっ、これは長文だ」と分かると、読み流
し・読み飛ばし・後回し……最悪の場合には無視(むし)されてしまう
なんてこともしばしばです。メールはスクロールせずに一画面
に収(おさ)まるくらいがベストな分量です。
長文メールになってしまう理由
長文メールになってしまう理由はいろいろあるでしょう。社会
人になりたての頃(ころ)には「丁寧(ていねい)に書こう」とか「失礼になってはいけない」と思うあまり、長文になってしまうことがよくあります。これはある程度仕方ありませんし、相手が社内の人ならたいてい察してくれます。
しかし、メールに慣れていない以外の理由で長文になる場合も
あります。一番厄介(いちばんやっかい)なのが「何が言いたいのか分からないメール」です。書いている本人も、何を言いたいのか意見がまとまっていないのでしょう。また、自分の進捗状況(しんちょくじょうきょう)を報告するために長文メールを送る人もいます。これらは全て、意識して書けば短文で終わるはずのものです。
長文メールを送ってしまうと……
長文メールは受け取った側にとっては迷惑(めいわく)なメールです。しかしそれで本当に困(こま)るのは送った側です。自分が送ったメールが長文だったばかりに読んでもらえず、リアクションがもらえない……それにやきもきして、さらに長文メールで返信を催促(さいそく)するなんて悪循環(あくじゅんかん)も起こるでしょう。しかも長文メールであること自体を注意してくれる人はほとんどいません。どこかのタイミングで自分で気付くしかないのです。
いかがでしょうか。自分では丁寧(ていねい)なつもりでも、長文メールは良い結果を生みません。早めに気付いて少しずつ直していきたいですね。
