優先順位の決め方
「重要度」「緊急度(きんきゅうど)」が高いものからやる
優先順位(ゆうせんじゅんい)を決めるときに一番有名な方法は「重要度」と「緊急度(きんきゅうど)」で分ける方法ではないでしょうか。この方法は、「重要度の高いものと低いもの」と「緊急度(きんきゅうど)の高いものと低いもの」の２軸(じく)で仕事を別けるというものです。一般的(いっぱんてき)に以下の順番で優先順位(ゆうせんじゅんい)を決める方法がお薦めされています。
- 重要度が高く、緊急性(きんきゅうせい)の高い仕事
- 重要度が低く、緊急性(きんきゅうせい)の高い仕事
- 重要度が高く、緊急性(きんきゅうせい)の低い仕事
- 重要度が低く、緊急性(きんきゅうせい)の低い仕事
やる必要がないなら辞める
先ほどの優先順位決(ゆうせんじゅんいぎ)めで、「一般的(いっぱんてき)」な優先順位(ゆうせんじゅんい)の決め方と言いましたが、その理由は、「重要度が低く、緊急度(きんきゅうど)の高い仕事」はそもそも「やる必要があるのか」を一度考えた方が良いと考えるからです。
重要度が低いものの中には、そもそもやらなくて良いものや、昔はやるべきだったが今はやる必要がないものが含(ふく)まれています。その仕事を本当にやるべきかを見直す時には、自分や組織(そしき)が目指している成果を得るために必要なことかどうかを主軸(しゅじく)にして考えてみましょう。
そして、成果を得るためにやる必要がないと感じたら、勇気を持ってやらないことを選択(せんたく)しましょう。
上司に優先順位(ゆうせんじゅんい)を確認(かくにん)する
完璧(かんぺき)に優先順位(ゆうせんじゅんい)を決めた後に、その優先順位(ゆうせんじゅんい)を予期せず大きく変えられる可能性(かのうせい)があるのが上司の存在(そんざい)ではないでしょうか。
仕事をする上で、上司や同僚(どうりょう)との連携(れんけい)は避(さ)けては通れない道です。ここでは、特に上司をうまく巻(ま)き込(こ)みながら優先順位(ゆうせんじゅんい)を決めていく方法をお伝えします。
仕事の依頼(いらい)をもらった時に確認(かくにん)する
上司から頼(たの)まれた仕事を完成させて提出(ていしゅつ)をした時に大幅(おおはば)な修正(しゅうせい)を受けたことや、自分が想定していた期限(きげん)よりも早く仕事の提出(ていしゅつ)を求められたことはありませんでしょうか？
これらのことは、上司と最終的な完成イメージと期限(きげん)のすり合わせが出来ないことが原因(げんいん)であることがほとんどです。
その予防(よぼう)において一番大事なのは、仕事の依頼(いらい)をもらった時に最終
的な完成イメージと期限(きげん)を聞くことです。最終的な完成イメージは、お互(たが)いの認識(にんしき)の齟齬(そご)がないように出来る限(かぎ)り絵や言葉に落としてすり合わせをするように心掛(こころが)けましょう。
途中(とちゅう)で方向性(ほうこうせい)を確認(かくにん)する
優秀(ゆうしゅう)な上司であればある程(ほど)、依頼(いらい)を受けて時間が経(た)つと考えていることが変わってくることがあります。依頼(いらい)をもらった時に認識(にんしき)のすり合わせをしても、途中(とちゅう)で方向性(ほうこうせい)に変更(へんこう)がないか、当初すり合わせをした内容(ないよう)から仕事の進め方がズレていないかを確認(かくにん)することが重要になってきます。
この中間報告(ちゅうかんほうこく)を入れることで、最終的に大幅(おおはば)な修正(しゅうせい)が必要になることはほとんどなくなるでしょう。
仕事の時間を見積もる
いざ、仕事に取り掛(か)かると想定していたよりも時間が掛(か)かったり、仕事を進める上でコミュニケーションを取るべき相手が捕(つか)まらなくて仕事が予定していた時間内で終わらなかったということはありませんでしょうか？
すぐ一度やってみる
仕事に必要な時間の見積もりミスを防(ふせ)ぐためにお薦(すす)めの方法が「ま
ず５分やってみる」です。これは特に、今までやったことのない仕事の場合にやることをお薦(すす)めします。
５分でも取り掛(か)かると、その仕事の難易度(なんいど)が分かり、簡単(かんたん)ですぐに終わらせそうな仕事であればその場で終わらすことが出来ます。
コミュニケーションを取る時間を決める
まず５分仕事をやってみた時に、相談するべき相手が居(い)る場合は先にその人の予定を押(お)さえましょう。そうすることで、いざ仕事に取り掛かる時にはスムーズに進めることが出来るようになります。
優先順位(ゆうせんじゅんい)の管理表をつくる
仕事の優先順位(ゆうせんじゅんい)を決めていても、やるべき仕事自体を忘(わす)れてしまったことはありませんか？ここでは、優先順位(ゆうせんじゅんい)の管理の仕方をご紹介(しょうかい)します。
前日にTODOリストに整理をする
まず、自分のやるべき仕事を全て書き出してリストを作成しましょう。
書き出すことで、自分がやるべき仕事が何なのかが一目で分かるようになります。
リストを作成したら、毎日仕事を終える前に翌日(よくじつ)のTODOリストを見て、優先順位(ゆうせんじゅんい)を付けることをお勧(すす)めします。前日にリストを整理することで、翌日(よくじつ)は考えることなく仕事に取り掛(か)かることが出来ます。
自分がいつでも見れる場所でリストを管理する
TODOリストは自分がいつでも見れる場所で管理するのが良いでしょう。例えば、手帳やスケジュール管理ツールなどが一般的(いっぱんてき)です。TODOリストは新しい仕事が入ると変わっていくものなので、すぐに書き換(か)えが出来る身近なものが良いでしょう。
時間帯で仕事の種類を分ける
いざ仕事に取り掛(か)かったものの頭が働かず全く捗(はかど)らないことがあると
思います。それは、仕事の種類によって実行する時間帯を別けることで解決(かいけつ)するかもしれません。
思考系(しこうけい)、タスク系(けい)、コミュニケーション系(けい)で分類
仕事の種類は思考系(しこうけい)、タスク系(けい)、コミュニケーション系(けい)の３種類に分けることが出来ます。まずは、自分のTODOリストを３種類に分類してみましょう。
思考系(しこうけい)は、時間を取って考える必要があるもの、タスク系(けい)は思考を
せずに進めることが出来るもの、コミュニケーション系(けい)は同僚(どうりょう)や上司とコミュニケーションを取りながら進めるべき仕事です。
午前中は思考系(しこうけい)がお薦(すす)め
そもそも人間の脳(のう)は、午前中が一番疲(いちばんつか)れておらず思考系(しこうけい)の仕事に向いていると言われています。思考系(しこうけい)の仕事が後回しになってなかなか前に進められない方は、朝の時間を強制的(きょうせいてき)に確保(かくほ)して、思考系(しこうけい)の仕事に取り組むことをお薦(すす)めします。
まとめ
仕事を効率的(こうりつてき)に終わらせて成果を出し、プライベートの時間もしっか
り確保(かくほ)したいと思う方は多いと思います。がむしゃらに仕事に取り掛(かかり)
かるのではなく、一度自分が取り組むべき仕事を見つめて優先順位(ゆうせんじゅんい)
を付けることで効率(こうりつ)は大きく上がります。優先順位(ゆうせんじゅんい)を決めることが苦手な方は今回お薦(すす)めをした方法をぜひ一度試してみてください。
